Desarrollo de un sistema computacional que soporte el proceso de compra y venta para las pequeñas empresas

Abstract

Este proyecto abordó las debilidades operativas de la Distribuidora San Francisco, una empresa de insumos agroquímicos ubicada en el Municipio de La Llanada (Nariño), la cual operaba con un modelo de gestión manual y por tanto ya obsoleto en tiempos de avances tecnológicos. La principal problemática identificada fue la ineficiencia en los procesos de compra-venta e inventario, lo que generaba errores en el manejo de la información, pérdidas económicas y un uso excesivo de tiempo y recursos. En tal sentido, el objetivo general se centró en construir un sistema computacional para soportar y optimizar el proceso de compra y venta, contribuyendo a la transformación digital de la empresa y para lograrlo, se plantearon tres objetivos específicos, a saber: proponer un modelo digital del proceso, desarrollar el sistema computacional y evaluar su impacto en la digitalización del negocio. Así las cosas, la investigación se apoyó en conceptos clave como los sistemas de información, la transformación digital, la gestión de inventarios, la automatización de procesos y las metodologías ágiles de desarrollo de software. Aunado a ello, se empleó una metodología cualitativa con un enfoque de investigación aplicada y descriptiva. En cuanto a la población involucrada, esta abarcó al personal de la Distribuidora San Francisco y de una empresa similar con estructura jerárquica y organizacional muy parecida. La evaluación del sistema se realizó mediante la encuesta SUS (System Usability Scale), una herramienta ampliamente reconocida y validada por Brooke, J. 1996 y modificada por Bangor, el at. 2009, que permitió medir la satisfacción y aceptación de los usuarios con la solución propuesta. Respecto al desarrollo del software, este se llevó a cabo utilizando el marco ágil Scrum, debido a su enfoque iterativo e incremental, el cual facilita la entrega continua de valor y adaptabilidad frente a cambios en los requerimientos. Los artefactos clave, incluyeron un Product Backlog compuesto por 21 requerimientos funcionales, priorizados a partir de las historias de usuario; Sprint Backlogs que seleccionaban un subconjunto de requerimientos para cada sprint, buscando construir un Producto Mínimo Viable (MVP) de forma progresiva; un Definition of Done para todos los sprints, que especificaba detalladamente la historia de usuario, diseño de interfaz y base de datos, así como la alimentación con datos reales y codificación del front-end y back-end; y finalmente, los Increments funcionales que fueron entregados al finalizar cada sprint, validados por el equipo y supervisados por el Product Owner. Cabe anotar que, para asegurar la calidad, escalabilidad y mantenibilidad del sistema, el equipo de desarrollo adquirió competencias específicas en tecnologías clave como Angular para el desarrollo del frontend, bases de datos MySQL para la gestión de la información y TypeScript como lenguaje principal para la lógica del sistema. Es así como el sistema desarrollado ha demostrado una alta aceptación y satisfacción por parte de los usuarios, gracias a la baja carga cognitiva requerida para la apropiación del mismo y una interfaz intuitiva que facilita la transición de procesos manuales a digitales. De igual manera, las funcionalidades clave automatizadas incluyen el pago de créditos de compra y venta, la actualización automática del inventario y la gestión del servicio de transportador. Esto ha permitido a la empresa mejorar el seguimiento, registro y control de sus operaciones diarias con datos actualizados en tiempo real, lo cual, a futuro, la posicionará como una de las empresas más destacadas del sector, gracias a su proceso de transformación digital. En consecuencia, el proyecto permitió a la Distribuidora San Francisco, no únicamente implementar una solución tecnológica que soporta el proceso de compra y venta propuesto, sino también dar pie a su evolución tecnológica y organizacional, como se mencionó anteriormente, dado que la investigación subraya la importancia de la transformación digital en las PYMES para optimizar recursos, mejorar la eficiencia y adaptarse a entornos cambiantes, ya que la digitalización de procesos representa una oportunidad estratégica para incrementar su competitividad. En el proceso, se evidenció la necesidad de organizar y estandarizar los procedimientos contables y financieros internos, que presentaban inconsistencias. Por otra parte, el uso de la diagramación BPMN (Business Process Model and Notation), combinada con validaciones iterativas con los usuarios clave, fue fundamental para lograr una comprensión compartida y estandarizada de procesos complejos como pedidos, compra y cierre de inventario, asegurando un modelo formal, claro y funcionalmente coherente. Finalmente, para consolidar el sistema y asegurar su sostenibilidad se brindan las siguientes recomendaciones: Se sugiere planificar nuevos desarrollos que integren funcionalidades como la generación automática de reportes de compra y venta, manejo de pagos y cobros, y seguimiento de pedidos, para garantizar agilidad y organización. Se recomienda mejorar pequeños detalles de navegación para una experiencia de usuario óptima, y crear documentación técnica (manuales de usuario) y mecanismos de retroalimentación para mantener el software alineado con las necesidades operativas. Para el crecimiento continuo, se propone incorporar módulos de Inteligencia Empresarial (BI) para una toma de decisiones estratégicas basada en datos y desarrollar un sistema multiplataforma para la gestión remota de inventario y pedidos, mejorando la flexibilidad operativa, especialmente en áreas rurales. A largo plazo, se pueden integrar análisis predictivos y Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM). Por último, se recomienda a la empresa fortalecer su cultura de innovación digital mediante la formación continua de su personal, el aprovechamiento de herramientas tecnológicas accesibles y la vinculación a iniciativas que respalden la sistematización de procesos, contribuyendo a una transformación digital sostenible y coherente con los retos del sector agrícola y agroquímico