Reestructuración administrativa y financiera para la Diócesis de Tumaco, año 2024

Abstract

REESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PARA LA DIÓCESIS DE TUMACO, AÑO 2024 (Resumen Analítico)

ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL RESTRUCTURING FOR THE DIOCESE OF TUMACO, YEAR 2024 (Analytical Summary)

Autores (Authors): VARGAS PÉREZ, Yuly Alejandra, VILLOTA QUIÑONES, Alexa Patricia Facultad (Faculty): de FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES, ECONÓMICAS Y ADMINISTRATIVAS. Programa (Program): de MAESTRÍA EN GERENCIA Y ASESORÍA FINANCIERA Asesor (Support): PhD: HUGO FERNANDO CEBALLOS GÓMEZ Fecha de terminación del estudio (End of the research): NOVIEMBRE 2024 Modalidad de Investigación (Kind of research): Trabajo de Grado

PALABRAS CLAVE

REESTRUCTURACIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DIÓCESIS DE TUMACO

KEY WORDS

RESTRUCTURING ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL ORGANIZATIONAL DIAGNOSIS DIOCESE OF TUMACO

RESUMEN: la evolución de las dinámicas empresariales está impactando significativamente a las organizaciones, exigiendo adaptaciones estratégicas en su gestión. En este contexto, la Diócesis de Tumaco enfrenta el desafío de replantear sus sistemas administrativos y financieros para garantizar su sostenibilidad y capacidad de respuesta ante los cambios del entorno. La investigación se enfocó en diseñar una reestructuración administrativa y financiera para la Diócesis, basada en un diagnóstico de su estructura organizativa durante el período 2021-2023. Como resultado, se formularon estrategias proyectadas hacia el período 2025-2028, con el objetivo de optimizar la asignación de recursos, la administración de ingresos y gastos, y la toma de decisiones informadas mediante un monitoreo constante de la situación financiera.

El estudio empleó una metodología de enfoque mixto, deductivo y descriptivo-analítico, respaldada por la lógica neopositivista. La recolección de datos se realizó a través de listas de chequeo de procesos administrativos y entrevistas semiestructuradas aplicadas a 11 colaboradores clave, entre ellos el Director General, el Revisor Fiscal, y el Coordinador Administrativo y Financiero.

Los hallazgos identificaron áreas críticas de mejora y permitieron proponer acciones estratégicas que fortalecen la gestión administrativa y financiera de la Diócesis, contribuyendo al logro de sus objetivos y a la sostenibilidad en un entorno empresarial dinámico.

ABSTRACT: the evolution of business dynamics is significantly impacting organizations, demanding strategic adaptations in their management. In this context, the Diocese of Tumaco faces the challenge of rethinking its administrative and financial systems to guarantee its sustainability and capacity to respond to changes in the environment. The investigation focused on designing an administrative and financial restructuring for the Diocese, based on a diagnosis of its organizational structure during the period 2021-2023. As a result, strategies projected towards the period 2025-2028 were formulated, with the objective of optimizing the allocation of resources, the management of income and expenses, and the making of informed decisions through constant monitoring of the financial situation.

The study used a mixed, deductive and descriptive-analytical approach methodology, supported by neopositivist logic. Data collection was carried out through checklists of administrative processes and semi-structured interviews applied to 11 key collaborators, including the General Director, the Statutory Auditor, and the Administrative and Financial Coordinator.

The findings identified critical areas for improvement and made it possible to propose strategic actions that strengthen the administrative and financial management of the Diocese, contributing to the achievement of its objectives and sustainability in a dynamic business environment.

CONCLUSIONES: la Diócesis de Tumaco, a lo largo de las últimas dos décadas, ha conservado una estructura organizacional relativamente estable, sin experimentar modificaciones significativas en su configuración fundamental. Esta estabilidad, si bien refleja una tradición y una continuidad valiosa, también plantea desafíos en un contexto global que evoluciona rápidamente, marcado por avances tecnológicos y cambios en la dinámica social y económica.

Los análisis realizados sugieren que es imprescindible llevar a cabo cambios estructurales tanto en la forma como en el fondo de la organización. Estos cambios deben ser evaluados meticulosamente con respecto a las funciones y objetivos de la Diócesis, siempre alineados con las directrices que emanan del Vaticano, que es el ente superior en la jerarquía eclesiástica.

Es fundamental implementar un sistema de planificación estratégica que contemple tanto el desarrollo pastoral, como la sostenibilidad financiera a largo plazo, mediante la diversificación de fuentes de ingresos, la optimización de los gastos y la capacitación continua del personal involucrado en la administración Diocesana.

CONCLUSIONS: the Diocese of Tumaco, over the last two decades, has maintained a relatively stable organizational structure, without experiencing significant modifications in its fundamental configuration. This stability, while reflecting valuable tradition and continuity, also poses challenges in a rapidly evolving global context, marked by technological advances and changes in social and economic dynamics.

The analyzes carried out suggest that it is essential to carry out structural changes both in the form and substance of the organization. These changes must be meticulously evaluated with respect to the functions and objectives of the Diocese, always aligned with the guidelines emanating from the Vatican, which is the highest entity in the ecclesiastical hierarchy.

It is essential to implement a strategic planning system that contemplates both pastoral development and long-term financial sustainability, through the diversification of income sources, the optimization of expenses and the continuous training of personnel involved in Diocesan administration.

RECOMENDACIONES: Se propone la estandarización y sistematización de todos los procesos administrativos y operativos dentro de la Diócesis. Esto incluirá la estandarización de procedimientos para compras, contrataciones, y otros servicios esenciales, asegurando así una mayor coherencia y reducción de redundancias o ineficiencias.

Definir y monitorear indicadores clave de rendimiento (KPIs) para evaluar el progreso y tomar decisiones informadas. Esto ayuda a identificar áreas débiles y ajustar estrategias rápidamente. Semejante a un monitoreo que identifique, evalúe y mitigue los riesgos a los que está expuesta la organización.

Se recomienda la implementación de sistemas de información y herramientas tecnológicas avanzadas para optimizar la gestión administrativa y financiera de la Diócesis. Esto incluye software de gestión de recursos, sistemas de contabilidad y plataformas de comunicación integradas que permitan una operación más eficiente.

RECOMMENDATIONS: The standardization and systematization of all administrative and operational processes within the Diocese is proposed. This will include the standardization of procedures for purchasing, contracting, and other essential services, thus ensuring greater consistency and reduction of redundancies or inefficiencies.

Define and monitor key performance indicators (KPIs) to evaluate progress and make informed decisions. This helps identify weak areas and adjust strategies quickly. Similar to monitoring that identifies, evaluates and mitigates the risks to which the organization is exposed.

The implementation of information systems and advanced technological tools is recommended to optimize the administrative and financial management of the Diocese. This includes resource management software, accounting systems and integrated communication platforms that enable more efficient operations.